طرز صحبت با تلفن


*منظور از صدای مناسب برای امور تلفنی دفتر کار چیست؟
صدایی که گرم، دوستانه، جدی و تأثیر گذار باشد.
*چگونه باید به تلفن کاری پاسخ داد؟
این امر به نوع کار مؤسسه بستگی دارد.
نحوه پاسخگویی منشی یک جراح متخصص سرطان، باید با منشی یک صاحب نمایشگاه ماشین متفاوت باشد. منشی باید شرایط کاری را بسنجد و تصور دقیقی از رئیس و شرکت مربوطه را به عموم ارائه دهد.
صحبت همزمان با تلفن و با شخص دیگری حاضر در دفتر، دور از ادب است. وقتی با کسی تلفنی صحبت می کنید باید همه توجه خود را به مکالمه معطوف کنید حتی نباید چیزی بخورید یا بجوید…
دستگاه پیغام گیر تلفنی معمولاً می تواند در زمینه راهنمایی، جایگزین منشی شود. با دقت پیغام خود را ضبط کنید و توجه داشته باشید که هر چه مد نظرتان بوده در دستگاه ضبط شده باشد.
راهنمای برخورد هنگام مکالمه تلفنی:
1- در صورت امکان پیش از پاسخ به تلفن بایستید. این کار احساس تسلط شما را بیشتر می کند.
2- تلفن را فوراً پاسخ دهید؛ در صورت امکان حداکثر پس از سه زنگ.
3- با گوش راست به تماس های کاری گوش کنید چون گوش راست به نیمکره چپ مغز یعنی مرکز منطقی آن مرتبط است.
4- در ابتدای صحبت، نام و پست اداری خود را بگویید.
5- نام تماس گیرنده را بپرسید و از آن هنگام مکالمه استفاده کنید.
6- گوش دهید و سعی کنید حرف طرف مقابل را قطع نکنید.
7- حواس خود را به مکالمه جمع کنید. سعی نکنید دو کار را با هم انجام دهید.
8- وقتی تماس گیرنده صحبت می کند به نوعی واکنش نشان دهید و از عبارات و اصواتی استفاده کنید تا وی بداند شما به دقت گوش می دهید.
9- پس از یادداشت نمودن مطلبی که تماس گیرنده گفته، آن را مجدداً برای وی بخوانید تا مطمئن شوید پیغام را درست گرفته اید.
10- اگر شخصی در زمان نامناسب تماس گرفت، برای وی توضیح دهید که فعلاً نمی توانید صحبت کنید، شماره تلفن و نام وی را یادداشت نمایید و بگویید که مجدداً تماس خواهید گرفت.
11- هنگام صحبت لبخند بزنید، چرا که در صدایتان به خوبی منعکس می شود!
ترجمه :سایت تبیان

Advertisements

یک پاسخ to “طرز صحبت با تلفن”

  1. narges Says:

    😉 سلام خوب بود اما خيلي خلاصه و كوتاه بود :

پاسخی بگذارید

در پایین مشخصات خود را پر کنید یا برای ورود روی شمایل‌ها کلیک نمایید:

نشان‌وارهٔ وردپرس.کام

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری WordPress.com خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

تصویر توییتر

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Twitter خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

عکس فیسبوک

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Facebook خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

عکس گوگل+

شما در حال بیان دیدگاه با حساب کاربری Google+ خود هستید. بیرون رفتن / تغییر دادن )

درحال اتصال به %s


%d وب‌نوشت‌نویس این را دوست دارند: